一、總體
綜合檔案管理系統具有以下特點：成熟、穩定、實用簡便的電子檔案信息管理系統。系統有安全性、操作方便、可擴充性好等特點。系統建設時在技術實現上遵循成熟性和先進性原則。主要包括對圖像單個\批量掛接（多種格式tiff、pdf、jpeg等）、系統設置、管理維護、數據錄入、條目數據導入\導出、查詢檢索、整理編目、借閱管理、統計報表、鑒定銷毀、數據備份、多種檔案類型管理、參數自定義等功能。
二、軟件特點
2.1先進性、可擴展性
該系統采用目前主流的技術和架構，所提供的技術具有一定的先進性，并與當前或未來的新技術具有兼容性，系統具有不同級別的安全運行管理措施。同時把握住信息技術的發展和應用方向，系統有可擴展，可升級，以順應未來的發展。
2.2易用性
系統設計面向最終用戶，易操作、易理解、易控制；系統所出現的問題能夠及時預報并迅速解決。
2.3可維護性
提供的系統應具有簡單、直觀、方便的維護和管理手段，盡量減少維護和管理環節。
2.4可靠性
系統運行應穩定可靠，支持7x24小時不間斷工作。
2.5標準化
該系統符合國家、行業、集團公司的檔案標準要求。
2.6軟件架構
軟件為B/S架構。
三、軟件具體功能
該系統具備符合國家檔案管理相關規定的檔案綜合管理功能，不僅能完成檔案管理各環節（著錄標引、按“件”歸檔、立卷歸檔、組卷、拆卷、分類、銷毀、檢索、編目、統計、鑒定、借閱審批、利用、管理等），還具備管理多門類檔案（文書檔案、科技檔案、會計檔案、實物檔案、聲像檔案、照片檔案、圖書檔案）及文件資料、科技資料、規程、圖書及其它資料的管理功能。從文件著錄到形成檔案編研材料、專題匯編對各門類檔案進行全方位管理，不僅能管理文本文件，還應提供管理聲像、圖片等形式多媒體文件的管理功能。具體功能如下：
3.1數據著錄
檔案管理人員可以在自定義的界面下錄入（比如在EXCEL表格中進行錄入工作，再靈活的導入軟件內）、編輯修改各種檔案數據以及完成檔案文本與各種電子檔案原件（掃描的光柵圖或矢量圖）的掛接，可完成項目錄入、案卷錄入、文件錄入等工作。
用戶也可在軟件內進行項目、案卷和文件的錄入工作時，系統提供添加、編輯、刪除、檢索、排序和插入等相關操作。
3.2借閱管理
能對軟件內所有數據進行全面的查詢并且進行借閱功能。
可根據每人所賦有的權限的不同來分別進行檔案的借閱管理工作。權限越高的人員可借閱和瀏覽電子檔的范圍越廣。并且要可在軟件內設置相關檔案不同的借閱申批流程。
3.3統計功能
具備統計各類型檔案相關數據（文件數量、案卷數量、銷毀數量、照片數量等）的功能。為全部統計、年度統計、保管統計、分類統計、年度分類、年度分類期限和年度全息信息數提供準確數字。并能增加自動采集匯編功能。
3.5數據庫系統要求
充分滿足大容量數據存儲（至少滿足2T圖像數據存儲及檢索）和利用的要求，并保證系統的安全性和穩定性。
3.6安全性要求
該軟件提供安全可靠的加密及身份認證等安全保密機制，而不完全依靠數據庫操作系統自身的安全措施。系統采用多層密碼驗證的方法，能夠對用戶IP地址和MAC地址進行認證，將用戶分級管理，設置不同的訪問權限，建立良好的安全保障機制，確保系統安全；確保電子檔案的原始真實性。
3.7檔案信息檢索
能提供互聯網權限查詢方式；B/S客戶端需提供在線收集、檔案編研、借閱信息、預約信息、檔案員審批、領導審批、賦權申請結果、系統配置等功能。
1）系統查詢方式：
? 普通查詢：讓用戶不需要知道詳細的信息就可以檢索到相關的檔案數據；
? 全文查詢：用戶可以組合查詢條件，得到精確的查詢結果；
2）系統用戶管理
? 支持單點登錄；
? 用戶權限（角色）管理：對市機關的檔案用戶進行授權管理，包括增刪改用戶和用戶組，用戶和組用戶授權，權限包括瀏覽目錄、瀏覽原文、原文下載、打印等權限。用戶信息可以錄入、導入；時機成熟時，可與市政務網進行統一身份認證連接。
? 站點監控、日志管理；
? 備份恢復管理；
3.8完整性要求
文檔的獲取、采集、掛接、存儲、管理、檢索、統計和發布等各個環節集成在一個統一的體系結構之中，形成一個閉環的管理。
3.9可擴展性要求
系統的設計之初，將產品（包括軟硬件）的選型及配置都充分考慮到整體系統的可擴展性。滿足隨著業務的發展而不斷增加數據量、用戶、軟硬件產品的需求。能通過自擴展的方式適應新類型的文件、檔案和資料；業務處理功能在一定程度內的增加或變更等需求不會影響系統的體系結構，并能在最短的時間內實現新的需求。建立系統優秀的可擴展性能延長系統的生命周期；系統可以瀏覽多種文件格式（像常見的文本、表格、各類圖形圖像和數據庫文件），瀏覽掛接的電子文件時，無需安裝外圍軟件即可以支持office系列、PDF、BWG等200種格式以上文件，并可外掛瀏覽器以適應不斷出現的新文件格式。
