電網公司檔案整理及數字化加工流程
一、檔案整理
1.檔案分類
按照檔案性質選擇一個標準進行分類。
2.組卷（件）
收集齊全的文件，按照《國家電網公司關于印發文書檔案整理規范等九項檔案業務規范的通知》（國家電網辦〔2018〕153號）的各類檔案整理規范的組卷（件）原則、方法及要求進行合理組卷。
3.排列
以“件”為保管單位的檔案，按照“件內文件排列順序”要求進行排列；以“卷”為保管單位的檔案，宜按系統性、 成套性特點，按照“案卷和卷內文件的排列順序”要求進行排列，具體要求詳見《國家電網公司關于印發文書檔案整理規范等九項檔案業務規范的通知》（國家電網辦〔2018〕153號）。
4.編號
編號分為檔號編制和頁號編制。
（1）檔號編制
1）文書檔案以“件”為單元標識檔號，檔號的結構為：全宗號-年度-機構-保管期限-件號。
2）錄音錄像檔案以“自然盤（盒）”為單元標識檔號，檔號的結構為：全宗號-形式代碼+年度-機構-盒（盤）號。
3）照片檔案以“張”為單元標識檔號，檔號的結構為：全宗號-檔案門類代碼+年度-組號-張號。
4）會計檔案以“卷”為單元標識檔號，檔號的結構為：全宗號-目錄號-分類號-案卷號。
5）工程檔案（自身基建項目檔案）以“卷”為單元標識檔號，檔號的結構為：全宗號-目錄代號-分類號-案卷號，標段號為選填項。
6）實物檔案以“件”為單元標識檔號，檔號的結構為：全宗號-檔案門類代碼+年度-標識代碼-件號。
7）采購檔案以“卷”為單元標識檔案，檔號的結構為全宗號-年度-采購方式代碼-批次+綜合/標包-案卷號。
（2）頁號編制
1）按裝訂形式分別編寫頁號。
2）整卷裝訂的，以卷為單位連續編寫頁號，各卷之間不連續編號；按件裝訂的，以件為單位編寫頁號，各件之間不連續編號。編寫頁號以有效內容的頁面為一頁。
3）裝訂成套圖樣或印刷成冊文件，已有頁號的，或擬編制頁號與文件原有頁號相同的，不必重新編寫頁號；已有頁號且編號連續無誤的單件裝訂文件可不再重新編寫頁號；竣工圖可不編寫頁號。
4）案卷封面、卷內目錄、歸檔文件目錄、備考表不編寫頁號。
5.蓋寫歸檔章（檔號章）
歸檔章的加蓋填寫嚴格按《國家電網公司關于印發文書檔案整理規范等九項檔案業務規范的通知》（國家電網辦〔2018〕153號）的相關填寫要求準確蓋印和填寫。
6.編目
按照《檔案著錄規則》（DT/T18-1994）和《國家電網公司關于印發文書檔案整理規范等九項檔案業務規范的通知》（國家電網辦〔2018〕153號）的編目要求將歸檔文件目錄、案卷目錄、卷內文件目錄、案卷封面、盒脊、備考表等相關內容結合電力系統的相關規定進行逐條著錄，建立目錄數據庫。
7.報表打印
由甲方提供設備及耗材，乙方人員進行打印，包括案卷封面、案卷目錄、卷內文件目錄、歸檔文件目錄、備考表、盒脊等規定所需打印的內容。
8.修整
（1）拆卷（件）
1）在不損壞檔案的情況下，拆除檔案文件上的金屬物、裝訂線等，在拆除裝訂物時應采用拍照等方式記錄檔案原貌，以便于恢復；
2）核對卷內目錄與實物是否唯一對應，如有不對應及時進行修改；
3）個別字跡模糊或易褪變的文件，如傳真件等，附上復印件；
4）核對頁碼是否正確，對編寫不正確的頁碼進行修改。
（2）復印
由甲方提供相關設施，對于藍筆、鉛筆、傳真件等非耐久性字跡進行復印保存。
（3）裱糊
1）對于文件有嚴重破損的應當進行裱糊，使用符合檔案保管要求的乳膠進行裱糊。
2）對于相對一卷而言，較小的紙張應當進行加邊裱糊，如設備合格證、說明書等。
9.裝訂
（1）原裝訂方式符合要求的，應維持不變。
（2）卷內文件以件為單位裝訂時，如果文件較薄，可使用不銹鋼訂書釘。整卷裝訂或以件為單位裝訂的文件較厚時，宜使用“三孔一線”的方式在左側部位裝訂，棉線裝訂結應打在背面，留不多于10mm的線頭。
（3）超出卷盒幅面的文件應疊裝成A4幅面，折疊方法見《技術制圖復制圖的折疊方法》GB/T10609.3-2009。小于A4幅面的文件應粘貼在A4紙上再進行裝訂，粘貼材料應符合檔案保護要求。
（4）數字化掃描后的案卷，要按原樣進行恢復裝訂，多采用縫紉機裝訂或者三孔一線裝訂，并保證重新裝訂后的案卷沒有明顯的被拆痕跡。
10.裝盒
（1）同一年度、同一保管期限、同一機構（問題）的檔案按檔號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目，按照正確的擺放順序自上而下放入盒中。
（2）同一工程項目的檔案按檔號的順序進行裝盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目，按照正確的擺放順序自上而下放入盒中。
11.入庫排架
檔案入庫按照密集架的排序，采用自上而下，自左至右等順序進行規律性排架。并將庫位號標識清楚，并預留一定的位置，避免頻繁導架。
二、檔案掃描方案
1.紙質檔案掃描規范
掃描文件分辨率：黑白二值、灰度掃描的分辨率為300DPI，彩色模式掃描分辨率為300DPI，色彩數位不低于24位，存儲時雙層PDF格式。
掃描文件色彩模式：字跡清楚、無插圖的檔案，采用黑白二值掃描；字跡不清楚或有插圖的檔案，采用灰度掃描；頁面中有印章、紅頭或彩色插圖的檔案，采用彩色模式掃描；
存儲備份時候，除了雙層PDF格式外，需要再提供JPG格式的電子檔案圖像。
電子檔案應與其原件保持一致性，無漏掃、重掃情況，電子檔案的順序與整理后的檔案實體順序一致。
對文書檔案的電子圖像進行OCR識別，生成用于全文檢索的可編輯的電子文本，以xml格式存儲。
2.照片檔案掃描規范
本項目所涉及的所有照片檔案使用照片專用掃描儀掃描，一般采用300dpi分辨率、24位彩色模式掃描，如因照片模糊或有特殊需要的照片可以采用600dpi或更高分辨率進行掃描。電子圖像以JPEG格式壓縮存儲為單頁JPEG文件。
底片掃描使用專業底片掃描儀，一般采用2400dpi分辨率、24位彩色掃描模式，如因底片模糊或有特殊需要，將分辨率提高為3200dpi或4000dpi。電子圖像以JPEG格式壓縮存儲為單頁JPEG文件。
3.圖像處理
圖像處理環節中，工作人員可以對通過掃描取得的檔案圖像要進行必要的處理，如：旋轉、去噪、去邊、去污、調整亮度和對比度等，確保數字化圖像資料不重復、不遺漏、清晰無邊、不傾斜、無污點、與實物檔案保持實質性一致，適合屏幕顯示和原樣打印的清晰識讀。
在用戶檔案數字化加工項目中，在檔案系統中，圖像處理人員根據《流程記錄單》，圖像處理人員將記錄的文件個數與實際圖像個數進行核對，采用系統中集成的專業圖像處理技術將圖像中不符合需求標準的地方進行處理，在處理過程中將不合格的頁記錄在《流程記錄單》中并返回給掃描環節，并監督掃描人員將其修改，圖像處理人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程記錄單》上填寫圖像處理相關信息（如圖像處理人、圖像處理時間）。對于圖像處理環節，主要檢查是否在《流程記錄單》中針對每卷都有圖像處理人員的簽字信息（姓名和日期）。
掃描圖像文件經處理后，傾斜度不超過±0.4°，版芯居中、無黑邊；漏掃、重掃率為0%。
4.檔案著錄標引
在本環節中，工作人員將以國家檔案局的準確性，避免出現錯字、漏字，著錄后生成案卷目錄和卷內目錄的數據庫文件，其格式應滿足客戶檔案管理系統的要求，相關字段不能遺漏。
文字錄入人員依據《紙質檔案數字化技術規范》DA/T31--2017中著錄項要求，在檔案系統中，參照檔案實體以卷為單位逐卷、逐件對已經導入的文件信息進行錄入，文字錄入人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程記錄單》上填寫數據錄入相關信息（如文字錄入人、文字錄入時間）。對于文字錄入環節，主要檢查是否在《流程記錄單》中針對每卷都有文字錄入人員的簽字信息（姓名和日期）。著錄環節中，我們將保證正確率達到100%，著錄時候將按照檔案著錄標準進行著錄，保證數據的規范化。
根據檔案實體情況，需要對檔案圖像屬性結構維護“目錄名稱”、“案卷號”、“歸檔號”、“頁碼”、“頁面大小”、“是否復制件”、“是否更改件”、“是否原件不清”、“備注”等欄目，以便在檔案著錄標引時候同時在電子文件級完成信息著錄。
在實際處理過程中若有未歸類的新目錄，可根據情況手工錄入或修改目錄，并及時告知檔案員審定后增加或調整標準目錄。
5.文字校對
在檔案數字化加工項目中，文字校對人員依據《國家檔案局紙質檔案數字化技術規范》中著錄項要求，在檔案系統中，參照檔案實體以卷為單位逐卷、逐件對已經導入/錄入的文件信息進行校對，如果發現錯誤就地進行修改，文字校對人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程記錄單》上填寫數據錄入相關信息（如文字校對人、文字校對時間）。對于文字校對環節，主要檢查是否在《流程記錄單》中針對每卷都有文字校對人員的簽字信息（姓名和日期）。
6.圖像質檢及格式轉換
在用戶檔案數字化加工項目中，圖像質檢人員依據《流程記錄單》，在檔案系統中對圖像文件逐頁進行檢查，確保質檢后的圖像數據與檔案實體資料一致，確保無缺頁現象，確保圖像文件中的頁碼清晰。如在質檢的過程發現有錯誤現象，需將錯誤信息記錄在《成品數據驗收記錄單》上，并將其錯誤問題與《成品數據驗收記錄單》一同反饋給糾錯人員，并要求糾錯人員在當天內提供復檢數據，再進行2次數據復檢，在圖像質檢過程中，對于個別與原件問題有關的不符合標準的圖像必須查找檔案原件進行核對。圖像質檢人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程記錄單》上填寫圖像處理相關信息（如圖像質檢人、圖像質檢時間）。對于圖像質檢環節，主要檢查是否在《流程記錄單》中針對每卷都有圖像質檢人員的簽字信息（姓名和日期）以及《成品數據驗收記錄單》中的問題是否已經得到糾正。
通過質檢的圖像信息將在本環節中，由質檢人員通過檔案系統中的格式轉換功能將格式由Tiff格式轉換為用戶要求的雙層PDF格式。
7.報表輸出
在用戶檔案數字化加工項目中，報表輸出人員需要在檔案系統中根據用戶需求進行報表的設計與輸出，一般需要設計和輸出的報表包括：案卷目錄、卷內目錄、全引目錄、備考表、卷皮脊背信息等，如有特殊情況，需要根據用戶的情況進行報表的重新設計與輸出。報表輸出工作由檔案系統來完成，系統自動生成《報表輸出報告》。對于報表輸出環節，主要檢查是否在《流程記錄單》中針對每卷都有報表輸出人員的簽字信息（姓名和日期）以及《報表輸出報告》中的問題是否已經得到糾正。
8.數據圖像掛接
在用戶檔案數字化加工項目中，數據掛接人員發現掛接過程中存在的問題，并及時對出現的錯誤進行分析和修改。對于數據掛接環節，主要檢查是否在《流程記錄單》中針對每卷都有數據掛接人員的簽字信息（姓名和日期）以及《數據掛接報告》中的問題是否已經得到糾正。圖像掛接環節中，我們將保證圖像與目錄掛接后對應關系正確率為100%。
9.檔案裝訂
在用戶檔案數字化加工項目中，檔案裝訂人員需要對拆分的案卷進行逐卷的裝訂，所有裝訂的案卷要盡力按照原樣進行恢復，要保證重新裝訂后的案卷不壓字，裝訂完畢后的檔案資料經過抽樣質檢驗收合格后交還給用戶方相關負責人員進行裝盒工作，裝盒結束后，再由裝訂人員進行粘貼卷盒脊背信息，檔案裝訂人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程記錄單》上填寫檔案裝訂相關信息（如裝訂人、裝訂時間）。對于檔案裝訂環節，主要檢查是否在《流程記錄單》中針對每卷都有檔案裝訂人員的簽字信息（姓名和日期）。
掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂。恢復裝訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。
裝訂完成后，需要在案卷的脊背或封皮上蓋“已數字化”專用印章，已示區分，并便于查找。
檔案裝訂、裝盒環節中，我們將保證檔案原件按照正確的順序排列，裝盒正確率100%。
10.抽樣質檢
在用戶檔案數字化加工項目中，抽樣質檢人員根據項目合同內所規定的驗收方式對案卷實體、圖像文件以及目錄著錄信息進行抽檢（包括案卷實體的裝訂情況、圖像文件、數據掛接情況、報表輸出情況等），在無特殊的要求時，案卷實體及圖像文件以及目錄著錄信息分別按照總工作量的30%的比例進行抽檢，抽檢工作將按照階段驗收周期進行，每次抽檢結束后必須出具《數字化項目實施數據質量抽檢報告》；如在抽檢的過程中有不合格現象時，必須將抽檢問題記錄在《數字化項目實施數據質量抽檢報告》上，并將抽檢報告在當天內反饋給糾錯人員，并監督其在當天內完成糾錯工作并再次提交成品數據給抽樣質檢人員進行復檢。對于抽樣質檢環節，主要檢查是否在《流程記錄單》中針對每個抽樣卷都有抽樣質檢人員的簽字信息（姓名和日期）以及《數字化項目實施數據質量抽檢報告》中的問題是否已經得到糾正。質檢時候，需要保證合格率達到99%。
11.還卷入庫
在用戶檔案數字化加工項目中，完成了對文件原件的掃描處理后，要及時歸還檔案原件，不得損壞和丟失文件原件。雙方相關人員一起對歸還的文件逐盒、逐件清點，共同進行核對，不能有任何差錯。清點結束，雙方在《文件數字化處理調卷登記本》上登記、簽字，包括還檔時間、年度、機構、保管期限、起止卷號、所還卷數，保證案卷實體能完整無誤的入庫。對于還卷入庫環節，主要檢查每次的還卷是否完整的填寫《還卷記錄單》相關信息，《還卷記錄單》是否已經由還卷人員和用戶相關負責人員共同簽字確認。
12.項目驗收階段
在用戶檔案數字化加工項目中，每掃描完成一定工作量并進行圖像原文與目錄信息的掛接后，由項目經理提交階段性驗收報告，雙方在掛接后的10個工作日內對上階段數字化工作進行驗收。依據項目所簽訂的《檔案掃描項目》合同中驗收規定中的相關要求，驗收小組確定參與本次驗收的數據樣例（上階段成品數據的百分之十，具體數量可以由雙方進行協商），驗收時主要對圖像數據的亮度、歪斜、錯頁、重頁等質量方面進行檢查，對目錄與圖像文件的掛接情況進行檢查，對裝訂后的檔案原件進行檢查，如果驗收通過，則由用戶和河南中寶檔案技術管理咨詢有限公司項目經理共同簽字確認；如果驗收未通過，則由項目實施組對驗收數據進行進一步處理，直至本次驗收數據通過驗收，再由驗收小組確定再次參與本次階段性驗收的數據樣例（上階段成品數據的百分之十，具體數量可以由雙方進行協商），并再次執行驗收流程，直至通過本階段性驗收。對于項目驗收階段，主要檢查是否已經進行階段性驗收并簽字確認，是否已經對階段性驗收過程中存在的問題進行修改。
具體驗收指標如下：
★驗收采用抽檢的方式，抽檢比率不低于5%。具體抽檢指標包括：
★掃描精度達到300DPI，存儲格式可為TIFF 、JPG和雙層PDF。
★嚴格準確地進行檔案目錄著錄工作，不錯錄，錄入字或數字的正確率必須達到99%以上。
★嚴格執行圖像污斑、黑點和黑邊的處理工作，須達到圖像放大2倍后肉眼觀看仍能清晰、平直。
★檔案圖像傾斜度不超過1度，錯誤率≤1‰。
★檔案圖像版面要居中，錯誤率≤1‰。
★檔案目錄與圖像掛接檢查：目錄與圖像一一對應，保證零差錯。
★紙質檔案材料絕不能出現丟失、損壞等情況。
★檔案電子數據離線備份須采用專用光盤或硬盤。
對于以上任何一條不合格則全部發回我方重新自檢。直到文件抽檢合格項目才能通過驗收。
13.數據備份及光盤刻錄
在用戶檔案數字化加工項目中，對于光盤刻錄環節，主要檢查是否生成《光盤影像生成報告》以及報告中的問題是否已經進行修改，是否生成《光盤刻錄清單》以及刻錄后的光盤是否已經用黑色油性筆加注光盤編號，在光盤盒上要加貼標簽。對于光盤刻錄環節，主要檢查是否在《流程記錄單》中針對每卷都有光盤刻錄人員的簽字信息（姓名和日期）以及《光盤影像生成報告》中的問題是否已經得到糾正，檢查每張光盤的可讀性、內容規范性、是否已經加注光盤編號和光盤標簽。
最終的成品數據將形成兩套數據，一套TIFF格式數據，由移動硬盤或便攜式服務器輸出；一套經過OCR識別后轉換得到的雙層PDF文件格式數據，以硬盤及光盤形式提交。進行光盤刻錄時候，將采用JVC檔案專用DVD光盤進行，硬盤為檔案局統一提供。該環節可以按照全宗來進行，也可以批量多個全宗進行。
在刻錄完光盤后，運行光盤可讀性檢查程序，檢查已經刻錄好的光盤在光驅上的可讀性，確認已經刻錄的光盤不存在文件讀取問題。
