南京師范大學檔案數字化建設案例
暫無圖片。
在委托河南中寶檔案進行數字檔案館系統及檔案數字化建設之前，南京師范大學的檔案人員工作非常不好做——由于檔案庫房設于辦公大樓的頂層中，每次提檔查閱都需要從一樓到頂樓，就算是動作麻利，每次查詢一下也至少要20分鐘。即使再急也沒有辦法。
楊冬權同志曾經指出，“學校文件材料的收集和整理是一項基礎性的工作，直接決定著檔案工作的質量和水平。有位企業檔案人員跟我講：檔案部門不怕歸檔文件量大，就怕文件收集不全；不怕領導查檔有多急，就怕領導要查的文件沒歸檔。往往是你辛苦歸檔了1000份文件，領導要查的就是那沒有歸進來的第1001份文件。”
南京師范大學坐落在六朝古都南京，是國家“211工程”重點建設的江蘇省屬重點大學。它的主源可追溯到1902年創辦的三江師范學堂，該學堂是中國高等師范教育的發祥地之一。后歷經兩江優級師范學堂、南京高等師范學校、東南大學、第四中山大學、江蘇大學、中央大學、南京大學等時期；其另一源頭為1888年創辦的匯文書院，后發展為私立金陵大學，1951年與私立金陵女子文理學院（曾稱私立金陵女子大學）合并，成立公立金陵大學。1952年全國高校院系調整，在原南京大學、金陵大學等有關院系的基礎上組建南京師范學院，校址設在原金陵女子大學校址。1984年改辦成南京師范大學。1996年進入國家“211工程”高校行列。2000年南京動力高等專科學校并入。目前，學校正著力建設“綜合性強，辦學特色鮮明，國內一流的教學研究型大學”，并為今后建成“有國際影響的高水平大學”奠定堅實基礎。
檔案工作人員主要有三項主要工作：1、手工收集、整理、管理學校產生的各種檔案與企業中較為重要的合同、資料與其它檔案等。2、立卷進行業務指導，保證每年立卷的規范和完整性。3、保管學校教師、領導檔案、歸國靴子檔案。
對實體檔案和電子檔案，怎樣才能高效、規范、實施、全局的管理？怎樣提升檔案的利用率和查閱效率？成為擺在南京師范大學檔案室工作人員前的現實課題。
檔案數字化流程
一、檔案整理
在正式掃描開始前，先按當天的掃描計劃和工作進程，以一定的卷數為一個批次，安排專門人員進入檔案庫房領取檔案。領卷人員檢查案卷完整性，并確認無誤后在領卷登記單上簽字，移交給檔案整理人員。檔案整理人員的工作內容主要包括：第一，再次檢查檔案案卷及文件的完整性；第二，拆封案卷，使檔案文件以散張形式存放；第三，檢查卷內頁號是否完整無誤，發現有誤及時糾正，發現沒有頁號正確添加。這樣做能盡可能有效地防止檔案文件的丟失和錯序，并且在最后校對裝卷時鉸為方便；第四，登記幅面大于A4和紙張質量很差的檔案，由于這些檔案無法用滾筒式掃描儀，而需用平板式掃描儀進行掃描。
二、掃描準備
在檔案文件開始正式掃描前，還有幾項準備工作需注意。首先，要將掃描儀準確連入計算機，并且注意在開機時先打開掃描儀電源后開計算機，以免造成計算機檢測不到掃描儀，而需重新啟動。向整理檔案的工作人員領取整理好的散張檔案，仍以案卷為單位，并做好登記工作。待掃描儀工作指示燈亮起后便可以正式開始掃描了。
三、正式掃描
打開計算機內的紙質檔案數字化制作軟件，根據實際情況準確選擇好各個參數。掃描參數一般包括亮度值、分辨率、顏色值、頁面大小、掃描方式、存儲格式等。如果沒有十分的把握，可以先試掃描幾頁檔案加以調整。確認合適后，準確填入文件存儲路徑和文件名，并仔細檢查。然后將需要掃描的檔案文件放入掃描儀入紙口或稿臺上，啟動掃描程序后即正式開始掃描。
1、掃描的幾種方式
(l)二值掃描
又稱黑白或單色掃描。以這種掃描方式掃描的圖像僅以黑白二色顯示，即非黑即白，沒有彩色或中間色（灰色）呈現，一般多用于票據、文書等純文字記錄方式的檔案文件，在紙質檔案掃描中占有相當大的比例。同時，由于二值掃描僅以黑白二龜顯示，所以生成的圖像文件所占的存儲空間較小，一般一張A4大小的檔案，掃描分辨率選擇100 dpi時，經二值掃描后生成的圖像文件僅有15 K左右；選擇分辨率150 dpi，也僅有18 K左右。這一點對于要存儲海量數據的檔案數據庫來說是相當重要的，不僅可以減少占用的存儲空間，而且也能提高計算機檢索檔案的速度。但是，這種二值掃描方式對于表現帶有照片的檔案效果較差，特別像有些證件檔案如學籍檔案、婚姻檔案等，人物照片較小，僅1寸或2寸，如果用二值掃描則基本無法辨認，效果不理想。
(2)灰度掃描
灰度掃描所生成的圖像除了黑白二色外，還有用以過渡的中間色即灰色。在掃描時灰度值一般選擇256色。一張A4大小的檔案文件，掃描分辨率選用100 dpi時，用灰度方式進
行掃描后，所生成的文件大小一般在800 K左右。雖然它占據的存儲空間要遠遠大于二值方式掃描生成的圖像，但灰度掃描能較為精確的表現檔案尤其是照片檔案的細節部分。因此在帶有照片的檔案掃描時應該采用灰度方式；另外，對于一些年代久遠的檔案，由于紙張已經發黃，與檔案記載的文字內容對比不明顯，在這種情況下，雖然沒有照片，也建議采用灰度方式進行掃描，以保證檔案掃描圖像的質重。
(3)彩色掃描
顧名思義其生成的圖像文件是彩色的，它能豐富地表現檔案的全貌及細節部分。彩色掃描對色彩的選擇一般有16位、 24位和256位。它的最大缺點是生成的圖像文件所占存儲空間太大。如果選用表現力較好的24位，分辨率為100 dpi，則一張A4大小的檔案彩色掃描后生成圖像文件大小一般要在2000 K左右。如此大的存儲空間將給數字檔案的存儲及檢索帶來相當大的困難。所以在檔案數字化掃描過程中除了一特殊需要外，一般不建議將紙質檔案掃描圖像文件對于檔案中常有的紅頭文件，如果需要表現，可以采取“摳圖”的辦法，將紅頭部分摳出按彩色方式掃描，剩余部分按二值或灰度掃描，還原時再合為一體。這樣可以有效地節省空間，并且效果很逼真。
(4)滾筒掃描和平板掃描
即紙張在掃描儀內隨滾動軸滾動一圈，完成掃描過程。而平板掃描是把紙張固定在稿臺上，由感光鼓從左往右移動來完成掃描。盡管這兩種掃描方式形成的圖像文件是一樣的，但在掃描速度上卻有明顯的不同。一般滾筒掃描比平板掃描的速度快兩倍。但是，滾筒掃描對紙張質量要求較高，如果掃描的檔案文件是年代久遠的，紙張已經變脆變軟，或有幾頁紙張粘貼在一起的，都無法使用滾筒掃描方式，因為這樣極容易損壞檔案原件或發生掃描儀卡紙現象。所以在實際檔案掃描的過程中，我們要視檔案紙張的具體情況而定，切不可因草純追求速度而造成檔案原件無法復原的損壞。
2、掃描參數的選擇
(1)亮度
亮度是調節掃描后生成圖像明暗效果的特定指標。亮度值越高圖像就越明快，其原理就和我們平常所用的電腦、電視機一樣。亮度值調節的合適與否將直接關系到所形成的圖像文件的質量好壞，因此在正式掃描之前應多做一些試驗，找出最為合適的亮度值。在具體的掃描過程中，也應按照掃描檔案的實際情況，及時調整亮度值。
(2)分辨率
分辨率是掃描過程中最為重要的一個參數。分辨率越高，圖像越清晰，但同時所占的存儲空間也就越大；分辨率越小，圖像細部就越失真，所占存儲空間也將會縮小。在圖像清晰度和所占存儲空間大小兩者之間的選擇，要視具體的情況而定。一般在紙質檔案數字化掃描中，灰度掃描選取分辨率為100 dpi，黑白掃描選取分辨率為150 dpi較為合適。
(3)頁面大小
按國家統一規定，通用的頁面大小有A4．A3，A1．AO幾種。紙質檔案一般都按規定采用A4大小的紙張進行歸檔，在掃描時頁面大小也選擇A4。但有些檔案由于年代久遠或紙張特殊不是A4大小，則應視情況掃描成A3或其它。如一些工程圖紙，一般掃描時頁面大小選擇AO。也有一些檔案規定必須以A4大小的圖像文件進行奪儲，而實際情況是紙張大于一個A4頁面，則應把檔案掃描成多個A4文件，然后通過計算機后期圖像拼接，保證掃描文件全部以A4大小進行存儲。
(4)存儲格式
上文中已分析過紙質檔案數字化文件的存儲格式，建議采用TIFF格式進行存儲。因此，在掃描參數的設定中，辦公自動化雜志式一項一般選擇1FF格式。
四、圖像處理
計算機得到掃描儀生成的圖像文件后，并不代表數字化工作已經全部完成，為了確保圖像文件的質量，還必須要對其進行適當的修改以糾正因掃描錄入造成的偏差，使錄入的檔案
文件圖像更為清晰規范。圖像處理包括：圖像旋轉，由于掃描工作人員操作失誤，造成圖像顛倒，不符合閱讀方向，則應對圖像進行90。或270。旋轉。圖像糾偏，由于掃描時送紙沒有完全垂直，產生的圖像文件有或大或小的傾斜，這時應進行圖像糾偏。圖像清理修補，如果圖像文件有黑框或空白區域過大影響美觀，則要進行適當的裁減；如果圖像文件上有污點或黑斑，則要運用去污程序將明顯的污點去掉，使得畫面更為整潔漂亮。待調整無誤后，這份紙質檔案文件的掃描工作才算正式完成。
五、后期工作
對掃描而得的數據即圖像文件，應再次進行校對，檢查總量和文件名，并對每卷檔案的圈像文件質量進行抽樣檢查。完全合格后刻入光盤妥善保管。對已完成掃描的紙質檔案，按原有的順序整理裝卷，檢查無誤后及時入庫。
南京師范大學檔案數字化之后，我公司有陸續為河南大學、東南大學、鄭州大學、黃淮學院等院校實行檔案數字化，得到了業界的一致好評。
